Medlemshanteringen är en viktig del i administrationen i en förening. Den ska vara lätt att använda och samla in all den data som är nödvändig.
Ett medlemssystem behövs för att hålla koll på närvaro på träningar, samla in statistik över utövare och fungera som en informationskanal.
Suomisport är framtaget av finska olympiska kommittén och ÅSF tog i bruk det våren 2021.
Delen som riktar sig direkt till föreningar och dess administration är relativt ny och är under utveckling.
Suomisport är en stor hjälp för oss som förening när det gäller kommunikation, statistik, gruppindelningar, evenemangsindelningar och övriga adminsistrativa funktioner, men det kräver att du som medlem, eller förälder till medlem, också anammar systemet.
Inför den nya säsongen är det viktigaste att man är med i Ålands Simförening medlemsregister, där igenom kommer informationen om nya säsongen bland annat!
Vi har två medlemsklasser i ÅSF: aktiv medlem=simmare, stödmedlem=medlemmar som vill stöda ÅSF som förening. Medlemsavgiften är 10€ och betalas på hösten.
Länkar till medlemsregistret:
AKTIV MEDLEM https://seurat.suomisport.fi/invite/5a34e421-5576-40db-846e-16ca506c937f
STÖDMEDLEM https://seurat.suomisport.fi/invite/3b4926cc-e4ae-4ff9-8e4f-dcfbac43b26b
Även Åland Gymnastics använder Suomisport sedan hösten 2020, har man ett Suomisport konto så är det allt man behöver, för att sedan anmäla sej till olika idrotter och vi hoppas flera föreningar ansluter sej till Suomisport
Gå in på Suomisport och bekanta dig med systemet. Steg ett är att skapa en profil i Suomisport.
Skapa en profil i Suomisport
● Gå till www.suomisport.fi Uppe i högra hörnet kan du välja språk genom att trycka på en flagga. Klicka på logga in.
● Fyll i ett telefonnummer och klicka på skicka en inloggningskod. Fyll i koden som du får som textmeddelande.
● Skapa först ett konto för den vuxna och därefter lägger man till barnet eller barnen. Dessa går under benämningen underhållsberättigade. Ungdomar från 16 år kan ha ett eget konto. Om båda föräldrar vill ha tillgång till barnets aktivitetsinformation, behöver ni ta kontakt med supporten för Suomisport.
● Ladda ner appen Suomisport i din telefon. Barn, vars egna telefonnummer finns inlagt i Suomisport, kan också ha appen i sin telefon
På första sidan efter inloggning ser du dina egna uppgifter och barnens (barnen kallas i Suomisport för ”underhållsberättigad”).
Du ser dina evenemang och vilka medlemskap du har. Klicka på barnets namn för att se evenemangen och vilka medlemskap hen har.
Här kan du även söka på evenemang som lagts upp i hela Finland. Du kan avgränsa din sökning med att skriva Ålands Simförening i rutan, om det är våra evenemang du vill hitta. (på websidan)
På första sidan ser du rubriker som Grupper, Kalender och Betalningar. Här ser du vilka grupper du eller dina barn är anmälda till, när träningarna är och om det finns några terminsavgifter att betala. (Dessa ser du först när du har gått med i själva träningsgruppen.) I kalender hittar du uppdaterade uppgifter när träningarna är. Här fyller du i om du/ditt barn kommer på träning eller inte. Det är viktigt för våra ledare att veta på förhand, eftersom det kan påverka planeringen
I dagsläget är det bara via appen du kan ta emot meddelanden. Därför är det extra viktigt att ladda ner appen, så att du inte ska gå miste om viktig info.
Betalning av termins- och medlemsavgift
I september genereras betalningarna. De ligger då i under ”betalningar” i din Suomisportprofil, meddelande kommer i Suomisport då det är dags att betala. Gå till betalningar via appen eller dator för att betala med antingen kort eller nätbank. Information om terminsavgifterna finns på hemsidan.
Anmälan till grupper vid början av terminen
SIM-SÄSONGEN 21/22, schemaläggning inför säsongen 21/22, görs i början av juni.
För ÅSF-medlemmar öppnar anmälan till grupperna vecka 23 (OM vi tilldelats bassängtider till dess), det blir en vecka innan den öppnas för nya intresserade.
Tillvägagångssätt: När grupperna är klara och redo att ta emot anmälningar, skickar vi ett meddelande i Suomisport till alla medlemmar i medlemsregistret.
När vi publicerar grupperna kommer ni att hitta dem på Suoimisport.fi. (startsidan på webben),
under ”Hitta ett nytt sportevenemang eller en ny hobby”, där ska du söka på Ålands Simförening och då kommer alla grupper upp.
Se då att du anmäler till rätt grupp, de kan ha rätt snarlika namn som, simLEKIS gul och SimSKOLA Gul.
På hemsidan kan ni läsa om gruppernas innehåll, mål och krav: https://www.asf.ax/foreningen/grupper-2020-21/
När du anmält till en grupp kommer ett bekräftelsemejl.
Innan terminen startar, kommer du att bjudas in till SIM-GRUPPEN ”tex simlekis gul”, gå då med i gruppen så ligger info där om träningstillfällen, tränare e.t.c.
Övrigt
Suomisport är nytt för oss alla och är fortfarande under utveckling. På vissa ställen har översättningarna inte gått igenom, men alla dessa funktioner är på gång. Vi har dock en bra dialog med Suomisport.
Betalningssystemet är för tillfället aningen stelbent. Om du får problem med betalningen, ta kontakt med supporten. Man kan inte betala rakt av till vårt konto i stället, eftersom dessa två inte är synkade.
För oss är det jätteviktigt att alla sätter sig in i systemet och använder det. Det är avgörande för oss som förening när det kommer till att samla in statistik, vilket vi gör kontinuerligt för att kunna påverka på olika sätt och ansöka om bidrag. Suomisport följer alla GDPR-regler, vilket innebär att det är användaren som äger sin data. Nackdelen är att vi från föreningen inte kan, även om vi skulle vilja, lägga till medlemmar. Men vi hjälper gärna till om ni behöver hjälp.
Vid tekniska problem, ta kontakt med Suomisports support. suomisport@olympiakomitea.fi
Övriga frågor riktas till info@asf.ax