Integritetspolicy

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Ålands Simförening r.f. (org.nr 215.934) (nedan kallad föreningen) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet.

Föreningen har som ändamål att bedriva idrottslig verksamhet i enlighet med föreningens stadgar.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

För att föreningen ska kunna bedriva sin verksamhet behandlas personuppgifter för olika ändamål kopplade till verksamheten.

Föreningen behandlar personuppgifter för att administrera löpande föreningsaktiviteter (ex. träningsverksamhet och medlemsmöten), kommunicera med medlemmarna (kallelser till aktiviteter, information till målsmän m.m.) samt hantera medlemsrelaterade ekonomiska transaktioner (medlemsavgifter och tävlinsavgifter m.m.).

Föreningen hanterar även personuppgifter i samband med registrering i Octo, i kontakt med Finska Simförbundet, Svenska Simförbundet, SFI, Stockholms Simförbund och Ålands Idrott. Personuppgifter behandlas vid varje tävlingstillfälle. Personuppgifterna behandlas vid anmälan till tävling, under pågående tävling och efter tävlingstillfället vid resultatrapportering.

Föreningen behandlar även personuppgifter för att ansöka om bidrag från bland annat Ålands Idrott och personernas respektive hemkommun.

Föreningen hanterar personuppgifter såsom arbetsgivare i kontakter med skatteverket, myndigheter, arbetsrelaterade organisationer, fackliga- och arbetsgivarorganisationer.

Föreningen är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som sker vid:

Hantering av medlemskap i föreningen
Föreningsadministration
Deltagande i föreningens träningsverksamhet
Deltagande i föreningens tävlingsverksamhet
Licenshantering
Ansökan om bidrag
Sammanställning av statistik och uppföljning
Utbildningar arrangerade av föreningen
Kontakt med medlem
Besök på vår hemsida
Publicering av material på hemsida och sociala medier
Tillträdesförbud (om tillämpligt)
Ordningsstörningar och otillåten påverkan (om tillämpligt)

Vilka delar vi personuppgifter med?

Uppgifterna kommer inte att överföras till tredje land och dina personuppgifter kommer inte att utsättas för automatiserat beslutsfattande.

Om föreningen vid något enstaka tillfälle måste dela dina personuppgifter med tredje land kommer du att informeras särskilt om detta. Det kan exempelvis vara aktuellt när/om du anmäls till tävling i tredje land eller i samband med läger.

Föreningen använder Membra för medlems-, fakturerings- och närvarohantering och i sambend med det kommer personuppgifterna att hanteras av andra.

I samband med resultatrapportering, anmälningar till tävlingar skickas personuppgifter till finska/svenska simförbundet och arrangerande förening/förbund.

Deltagare i utbildningar (ledare, funktionärer mm) rapporteras till respektive huvudman.

Vilken laglig grund har vi för personuppgiftsbehandling?

Föreningen har nedan sammanställt den lagliga grunden för behandlingen av personuppgifter som sker inom föreningens verksamhet.

Ändamål med behandling	Laglig grund
Hantering av medlemskap i föreningen	Avtal
Föreningsadministration	Avtal
Deltagande i föreningens träningsverksamhet	Avtal
Deltagande i föreningens tävlingsverksamhet	Avtal
Ansökan om bidrag	Rättslig förpliktelse
Sammanställning av statistik och uppföljning	Allmänt intresse
Utbildningar arrangerade av föreningen	Avtal och/eller samtycke
Kontakt med föreningen	Intresseavvägning
Besök på vår hemsida	Intresseavvägning
Publicering av material på hemsida och i sociala medier	Intresseavvägning och ibland samtycke
Tillträdesförbud	Rättslig förpliktelse
Ordningsstörningar och otillåten påverkan	Rättsligförpliktelse

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Föreningen kommer att genomföra en fortlöpande bedömning om ändamålet med behandlingen av personuppgifterna kvarstår. Om inte ändamålen med behandlingen av personuppgifterna kvarstår kommer uppgifterna att raderas.

Vilka rättigheter har du?

Du som registrerad i föreningen har flera rättigheter som du bör känna till.

Du har rätt att få ett registerutdrag avseende föreningens behandling av dina personuppgifter. Föreningen ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som du begär får föreningen ta ut en rimlig avgift utifrån administrativa kostnader.

Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna.

Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade.

Du har under vissa omständigheter rätt att bli raderad:

Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och du återkallar samtycket
Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter sig att uppgifterna behandlas
Om du motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen
Om personuppgifterna har behandlats olagligt
Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet
Om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt nätverk
Du har också rätt att dra in ett samtycke, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända mot direktmarknadsföring.

Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling. Kontakta styrelsen för att utöva dina rättigheter.

Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Dataombudsmannens byrå, besök https://tietosuoja.fi/sv/privatpersoner

Om du vill veta mer

Har du frågor om föreningens personuppgiftsbehandling eller vill utöva dina rättigheter kontaktar du styrelsen.

Registerbeskrivningar

Nedan finns en sammanställning av de register som föreningen ansvarar för och länkar till respektive registerbeskrivning och eventuella registerbiträden.

Kjell Hansen ansvarar för att listan med registerbeskrivningar är aktuell och uppdaterad.